Papierloses Büro Teil V: Workflows und digitale Signatur

Um das Ziel eines papierlosen Büros erreichen zu können, ist ein Baustein zum Erfolg effiziente Workflows zu etablieren. Damit Vorgänge nahtlos verwaltet, nachverfolgt und automatisiert werden können, gibt es verschiedene Software. Diese ermöglicht es zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So können E-Mails automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet, Genehmigungsprozesse automatisiert und Aufgaben vom System an die entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen werden.

Um bei diesen Vorgängen auch noch rechtliche Sicherheit zu gewährleisten, hilft die Nutzung der digitalen Signatur. Sie ermöglicht es, Dokumente elektronisch rechtssicher zu unterschreiben. So kann der zeitaufwändige Prozess des Ausdruckens, Unterschreibens und erneuten Einscannens von Dokumenten komplett eingespart werden.

Außerdem ermöglicht der Einsatz der digitalen Signatur Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu beschleunigen. Dokumente können elektronisch versendet, unterzeichnet und archiviert werden, ohne dass physische Kopien benötigt werden. Dies spart Zeit, reduziert Papierkosten und vereinfacht die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien. Wir haben fünf verschiedene Softwarehersteller eingeladen, die digitale Workflows als Bausteine und individuell aufs Unternehmen zugeschnitten anbieten – immer mit der Möglichkeit durch eine Signatur auch rechtssicher Aufträge auszulösen. Im Anschluss wird wieder Zeit für eine Fragerunde sein.

Im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Digitale Werkzeuge für den Betriebsalltag“ wird an jedem vierten Montag im Monat ein handwerksrelevantes Thema vorgestellt. Einerseits können das Software-Lösungen für eine bestimmte Aufgabenstellung sein, andererseits können das Themen sein, die mit Hilfe von digitalen Hilfsmitteln effizient und einfach abgearbeitet werden können. Die Online-Veranstaltungen werden in Kooperation der beiden Handwerkskammern zu Leipzig und Chemnitz angeboten. Die Teilnahme ist für Handwerksbetriebe kostenfrei. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass die Vorstellung der Software-Lösungen nur einen kleinen Teil des Markts abbildet und keine Empfehlung der Handwerkskammer Chemnitz beziehungsweise zu Leipzig darstellt.