Die steuerliche Kassenführung steht im Fokus der Finanzämter. Was Unternehmer über Kassennachschau, Trinkgeld und Zuschätzungen wissen sollten.
1. Richtsatz-Schätzung
Stößt ein Prüfer des Finanzamts bei einer Kassenprüfung auf Mängel, fackelt er meist nicht lange und schätzt dem Umsatz und Gewinn des Betriebs bestimmte Beträge zu. Dadurch kommt es zu teils hohen Steuernachzahlungen. Den Zuschlag ermitteln die Prüfer in der Regel mit Hilfe der sogenannten Richtsatzsammlung, in der das Bundesfinanzministerium für bestimmte Branchen Rohgewinnaufschläge vorgibt. Doch die Heranziehung der Erfahrungswerte dieser Richtsatzsammlung wurde vom Bundesfinanzhof nun angezweifelt (BFH, Beschluss v. 14.12.2022, Az. X R 19/21). Es ist nicht klar, wie genau das Bundesfinanzministerium zu seinen Erfahrungswerten gekommen ist.
DHZ-Tipp: Sollte das Finanzamt mithilfe der Richtsatzsammlung Schätzungen vornehmen, empfiehlt es sich, in der Schlussbesprechung zur Betriebsprüfung einen für beide Seiten akzeptablen Kompromiss auszuhandeln. Da das Hauptsacheverfahren beim BFH noch aussteht, stehen die Chancen auf einen Kompromiss mit dem Finanzamt besser denn je.
2. Trinkgeld und Kasse
Bei Kassenprüfungen gilt ein strenger Blick auch den Trinkgeldern. Werden Trinkgelder an Mitarbeiter gezahlt und dem Geldbestand der Kasse zugeführt, ist sowohl die Zuführung als auch die Auszahlung an den Mitarbeiter bei einer E-Kasse über das elektronische Aufzeichnungssystem zu erfassen und über die TSE (technische Sicherheitseinrichtung) abzusichern. Das Trinkgeld für Mitarbeiter ist umsatzsteuerfrei. Die Weitergabe des Trinkgelds an den Arbeitnehmer ist zudem lohnsteuerfrei nach § Nr. 51 Einkommensteuergesetz (EStG).
DHZ-Tipp: Trinkgelder an den Inhaber des Handwerksbetriebs und an unentgeltlich mitarbeitende Familienangehörige oder Bekannte, sind dagegen als umsatzsteuerpflichtige Einnahmen zu erfassen. Erfasst ein Inhaber keinen Cent Trinkgeld, wird das Finanzamt einen Betrag hinzuschätzen.
3. Überraschungsbesuch
Stattet ein Prüfer des Finanzamts einem Handwerker einen Überraschungsbesuch ab und fordert die Herausgabe der elektronischen Kassendaten (sogenannte Kassennachschau) und geht leer aus, kann er umgehend eine Betriebsprüfung anordnen (Finanzgericht Hamburg, Urteil v. 30.08.2022, Az. 6 K 47/22). Häufige Ausrede für die Weigerung, die geforderten Kassendaten herauszugeben: Nur der Inhaber des Handwerksbetriebs ist dazu befugt, dieser ist aber nicht anwesend.
DHZ-Tipp: Da eine Kassennachschau einen deutlich geringeren Umfang an Prüfungshandlungen bedeutet als eine Betriebsprüfung für mehrere Steuerjahre, sollten ausgewählte Mitarbeiter die Befugnis haben, die Kassendaten bei einer Kassennachschau an den Prüfer aushändigen zu dürfen.
4. Unklare Mittelherkunft
Werden die Geschäfte eines Handwerksbetriebs in der Rechtsform einer GmbH betrieben und das Finanzamt stellt Kassenmängel und Einlagen des GmbH-Gesellschafters in Geld fest, wird kritisch die Herkunft des Geldes für die geleisteten Einlagen geprüft. Kann der GmbH-Gesellschafter die Mittelherkunft nicht lückenlos nachweisen und führt eine private Geldverkehrsrechnung beim GmbH-Gesellschafter zu höheren privaten Ausgaben als erzielte Einnahmen, ist klar, wohin die Reise geht. Der Prüfer nimmt Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn vor, weil insgeheim Einnahmeverkürzungen unterstellt werden.
DHZ-Tipp: Ein Nachweis zur Mittelherkunft können Darlehen von anderen Personen sein, ein Erbe oder Geschäfte aus früheren Jahren. Kann das Finanzamt diese Nachweise nicht entkräften, darf es wegen der Einlagen keine Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn vornehmen (FG Münster, Urteil v. 18.05.2022, Az. 10 K 261/17 K,U). Nur wenn zusätzlich Kassenmängel vorliegen, darf der Finanzbeamte hier Schätzbeträge zu Umsatz und Gewinn hinzurechnen.
5. Kasse aussortieren
Man kann es nicht oft genug sagen. Elektronische Kassen, die nicht um die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüstbar sind, mussten ausgesondert werden. Bis zum 31. Dezember 2022 galt noch eine Übergangsregelung. Wer eine alte, nicht aufrüstbare E-Kasse bis Ende 2022 nutzte, muss keine Sanktionen des Finanzamts fürchten. Seit 1. Januar 2023 sind die Finanzämter aber streng. Wird in diesem Jahr weiterhin eine alte E-Kasse ohne TSE genutzt und das Finanzamt erfährt davon, ist die steuerliche Kassenführung nicht mehr ordnungsgemäß und es drohen Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn.
DHZ-Tipp: Wer jetzt mit Schrecken feststellt, dass er noch so eine alte elektronische Kasse im Einsatz hat, sollte Aufzeichnungen wie bei einer offenen Ladenkasse führen. Nur so lassen sich möglicherweise Sanktionen des Finanzamts bis zum Kauf einer neuen Kasse mit TSE vermeiden. Informationen, welche steuerlichen Aufzeichnungen bei einer offenen Ladenkasse zu führen sind, finden Sie auf den Internetseiten der Oberfinanzdirektion Karlsruhe unter ofd-karlsruhe.fv-bwl.de. Hier finden selbstständige Handwerker weitere Links und einen Fragen-Antworten-Katalog zur steuerlichen Kassenführung.
6. Aufbewahrungspflicht
Wer seine alte elektronische Kasse verkauft oder entsorgt, sollte unbedingt die elektronischen Kassendaten der vergangenen zehn Jahre archivieren. Denn oftmals klopft das Finanzamt an die Tür, möchte die Kassendaten sehen und der Unternehmer gibt an, dass die elektronischen Kassendaten bei Verkauf oder Entsorgung der Kasse versehentlich nicht gesichert wurden. Ein Fehler, der teuer werden kann. Denn ohne Kassenaufzeichnungen drohen hohe Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn.
7. Anschlussprüfung
Sind die steuerlichen Kassenmängel, die ein Prüfer des Finanzamts festgestellt hat, nicht von der Hand zu weisen, müssen sich Handwerker auf eine Anschlussprüfung einstellen. Denn die festgestellten Mängel bestehen in der Regel im Zeitpunkt des Abschlusses der Prüfung nach wie vor.
Beispiel: Das Finanzamt führt bei einer Bäckerei eine Betriebsprüfung für die Steuerjahre 2018 bis 2020 durch. Dabei werden erhebliche Kassenmängel festgestellt. Die Zuschätzungen zu Umsatz und Gewinn betragen pro Jahr 15.000 Euro. Die Prüfung wird im Juni 2023 abgeschlossen. Da die Fehler bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgestellt sind, wird das Finanzamt sicherlich für die Jahre 2021 bis 2023 erneut eine Betriebsprüfung durchführen.
DHZ-Tipp: Diese Anschlussprüfung kann verhindert werden, indem man mit dem Finanzamt eine tatsächliche Verständigung durchführt. Hier treffen sich der Prüfer, dessen Vorgesetzter und ein Leiter des Innendienstes, der für die Bearbeitung der Steuererklärungen zuständig ist. Und diese Finanzamtsvertreter schließen eine schriftliche Vereinbarung mit dem Unternehmer, in welcher Höhe es für die Folgejahre bis zur Abstellung der Kassenmängel zu weiteren Zuschätzungen bei Umsatz und Gewinn kommt. Nur so lässt sich eine weitere Prüfung mit einem vielleicht strengeren Prüfer vermeiden.
8. Feststellung anfechtbar
In der Schlussbesprechung werden der Prüfer, der Handwerksunternehmer und der Steuerberater versuchen, einen gemeinsamen Kompromiss zu finden. Hier wird gerade bei Kassenmängeln oftmals lange diskutiert, bis alle Seiten mehr oder weniger zufrieden sind. Da kann es schon mal passieren, dass beide Seiten ein anderes Verständnis ihres gefundenen Kompromisses haben.
DHZ-Tipp: Zwei Möglichkeiten gibt es noch, um zu hohe Schätzungen des Finanzamts bei Kassenmängeln zu verhindern. Zunächst schickt der Prüfer des Finanzamts einen Bericht über die Feststellungen an den Unternehmer. Werden hier bereits erste Fehler entdeckt, sollten sich der Unternehmer und dessen Steuerberater umgehend mit dem Prüfer in Verbindung setzen und die Fehler monieren. Wird der Fehler erst in den geänderten Steuerbescheiden nach Prüfung festgestellt, kann trotz des gefundenen Kompromisses Einspruch eingelegt und eine Änderung herbeigeführt werden.
9. Tax-Compliance
Da Kassennachschauen in Zukunft zunehmen dürften, sollte die steuerliche Kassenführung zur Chefsache gemacht werden. Wer bei Prüfungen des Finanzamts keine böse Überraschung erleben möchte, sollte frühzeitig mit seinem Steuerberater sprechen. Dieser sollte jeden Stein der Kassenführung umdrehen und die Kassenführung so aufstellen, dass der Unternehmer steuerlich auf der sicheren Seite steht. Klar, das hat natürlich seinen Preis. Es lässt einen Unternehmer aus steuerlicher Sicht aber ruhiger schlafen.